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概    述

  中国已经加入WTO,无论是专业的贸易公司还是新近获得进出口权的企业,都面临者全新的机遇和挑战。从事国际贸易企业不仅要熟悉国际贸易规则,更要有良好的业务素质。在激烈的国际竞争中,客户往往对企业有各种严格的要求,特别是企业的信用及贸易能力。随着Internet的迅速普及和应用,国际客户对企业的电子商务应用能力提出了更高的要求。

  基于Internet的国际贸易管理系统,应根据国际贸易新形式的要求,并结合国内企业的实际情况,有力的支持中国企业积极参与国际市场竞争。

  适用对象:

  ·专业的贸易公司

  ·具有进出口经营权的企业解决企业的问题

  国际市场竞争激烈,国际贸易规则也非常复杂,对于从事国际贸易的企业来说,使员工掌握贸易知识并及时更新非常重要,直接影响到企业在市场的专业形象和市场竞争能力,更直接影响企业的利润。

  贸易过程中,对商品的描述非常重要,国际贸易管理系统的商品管理功能对商品资料管理提供了强大的支持,不仅可以自行定义商品分类,更可以自行定义商品的属性,从而帮助企业准确描述商品特征。商品管理功能还支持附加文件管理功能,可以对商品有关的如宣传资料、技术文挡进行管理。此功能不仅具有良好的跨行业应用能力,更重要的是可以帮助业务人员准确掌握商品特征,在市场竞争中占据主导地位。

  国际贸易管理系统提供业务申请管理功能,在工作流系统的支持下,可以实现各种规则的业务流程。满足企业对业务规范化以及业务风险控制的要求。流程的自定义功能可能满足业务不断发展的需要,具有良好的业务适应性。

  国际贸易管理系统支持多币种。支持提供从业务申请提出、申请审批、签署合同、业务过程单证产生和记录、业务跟踪、结算等贸易全过程。对于具有相关性的业务数据和相关单证,系统可以自动将有关数据共享,最大限度减少了同样的数据在不同单证中的重复输入,在减轻劳动强度的同时,更可以避免传统人工处理可能产生的数据差错,大大提高业务质量和业务效率,有助于提升企业竞争力。数据自动处理帮助有关人员从繁重的数据处理工作中解脱出来,更加有效发挥聪明才智,促进业务水平提高。

  信用证额度管理及贷款额度管理可以帮助企业准确掌握额度使用情况,科学制定融资策略。

  功能介绍

  1、商品目录管理

  提供灵活的商品分类管理功能,用户可以根据业务特征进行灵活分类。分类模板技术使得相同分类的商品具有同样的属性,避免了重复定义商品属性的巨大工作量。商品属性自定义技术使得企业可以方便地描述商品信息。可以通过文件附件保存商品的其他信息,如图片、录象等。

  商品的数据一旦被定义,就可以在整个系统中被共享,可以有效避免传统人工管理商品名称不一致的弊病,避免业务差错,又便于进行业务统计。

  通过商品目录,业务人员可以随时查询商品的详细资料。例如某商品的海关编码,只要这个商品报过关,并维护过海关编码有关信息,即使是不熟悉业务的新手也可以通过查阅商品资料知道该商品该用什么海关编码进行报关。运用商品管理功能不仅可以实现商品基础数据共享,更有利于相关商品知识在企业内部的共享,减少业务对个人的依赖,提高企业整体业务效率和业务能力。

  2、报价管理

        报价管理支持按客户和按供应商的报价管理,对于不同的贸易伙伴可以建立不同的报价。

  报价支持不同贸易条件(例如是到岸价还是离岸价)、不同币种、不同批量的报价,并且支持报价的有效期管理。

  通过对历史报价记录的分析,结合相关分析,可以预测商品价格走势。运用报价管理,可以规范业务报价,避免对相同的客户报价不一致的尴尬。

  通过对不同供应商提供的报价进行管理,可以货比三家,在与供应商的商务谈判中争取主动。

  3、业务伙伴管理

  据贸易特点,国际贸易管理系统将客户管理、供应商管理进行统一管理,并支持对客户和供应商的区分。有效解决了一般软件无法有效管理既是客户又是供应商的业务伙伴的问题。由于统一管理,企业如果既有从某业务伙伴采购、又有对其进行销售的情况,在结算环节可以实现对该业务伙伴应收应付进行统一管理,并允许应收应付的直接冲销。

  根据贸易业务特点,业务伙伴管理支持多个银行帐户、付款路径、多个地点以及多个联系人的管理。

  通过业务伙伴管理,将原来分散在不同业务人员手中的客户资源和供应商资源统一成为企业的业务伙伴资源。有利于企业加强与业务伙伴的关系,可以避免传统上由于客户或供应商资源分散于个人可能给企业带来的员工跳槽导致的业务伙伴资源流失,减少企业对个人的依赖性。增强企业的抗风险能力。

      4、合同管理

  在日常贸易业务中,合同条款是非常重要的,合同管理提供标准合同管理功能,帮助企业将各种贸易合同条款标准化,实现贸易合同条款的标准化管理。

  合同管理提供了合同模板技术,企业可以根据不同的贸易对象制定不同的合同模板,在保持灵活性的基础上实现合同条款标准化。

  企业可以请专业的律师和具有丰富贸易经验的业务人员拟定标准合同模板及标准合同条款,具体业务中要产生合同时,只需添加相关业务资料和对部分条款内容做简单修改既可。从而实现了合同的标准化管理,由于合同模板和标准条款由专业人员把关,可以有效规避由于合同条款问题可能产生的法律风险。

  由于系统中可以保存不同类型的合同模板以及标准条款内容,合同制作人员可以根据业务实际选择所需的条款及合同内容,从而大大减少合同起草工作量。

  5、业务申请管理

  业务申请管理自营采购申请、自营销售申请、代理申请、付款申请、开票申请等。

  业务申请递交后,将根据工作流程的定义进行运转。业务申请将根据流程定义的规则按照审批流程被分配给相应的审批人员进行审批。业务审批采用了先进的审批模板技术,系统可以自动提示不同的审批人对不同的业务申请在审批时要注意那些内容。后续的审批人员也可以在审批时看到前面的审批人员的审批意见,从而从技术上保障了审批的严肃性和科学性。由于业务审批过程涉及的流程及业务知识已经被融合在业务流程中,因此可以有效提高业务人员素质和业务质量。

  通过申请与审批,实现对业务的有效监控,从而及早发现贸易业务中存在的问题和可能存在的风险,并及时采取有效措施,减少或避免可能造成的贸易损失。

  6、业务执行管理

  业务申请审批通过后,就进入执行阶段,业务执行过程所需监控的过程(例如物流执行过程)都可以被一一记录,并且可以记录相关事件发生对应的原始凭证信息,以备核查。

  运用业务执行管理,管理人员不仅可以跟踪并监督业务的执行,更可以实现对业务质量和效率的评估。运用业务执行管理与监督功能,可以帮助企业有效提高业务质量和业务效率。

  7、单证管理

  证管理提供对采购发票、销售发票、装箱单、报关发票、费用发票、税单、报检单、许可证等贸易单证的管理。由于业务数据已经预先录入,单证数据的录入工作量就减少很多,可以帮助企业提高业务效率,同时也可以避免传统手工单证处理中重复数据处理可能导致的数据差错。

  8、额度管理

    额度管理对信用证及贷款的额度及额度占用情况进行管理。支持不同银行不同币种额度的管理。除记录额度的基本信息,系统提供关于贷款利息的记录。利息数据不仅可以用于统计贷款成本,还可以帮助管理人员制定合理的贸易融资策略。

  9、信用证管理

  信用证管理对开证、承兑、进口押汇、收证、交单、出口押汇进行管理。并与信用证额度管理集成。支持信用证的有效期管理。

  通过开证登记,准确记录开证银行、币种、金额、信用证有效期以及对应合同号。运用信用证承兑管理,可以准确了解已经承兑多少信用证?金额是多少?以及需要在何时支付。通过这些信息可以帮助企业合理安排资金的调度。信用证押汇资料详细记录了押汇起止日期、利率、利息以及相关费用。

  通过收证管理,可以随时了解已经收到哪些信用证?金额是多少?对应哪些合同?有效期是怎样的。运用交单管理,可以知道已经有多少信用证已交单、对方何时支付,以便企业掌握资金的流入。

  10、结算管理

  结算管理包括应收管理、预收及收款管理、应付管理、预付及付款管理。

  贸易业务产生的发票可以直接形成应收、应付款,避免了传统应收应付管理的大量重复劳动,并实现业务信息与应收应付信息的一致性。

  收款管理和付款管理,除了准确记录收付款项外,支持复杂的应收应付款核销。有效解决了传统应收应付管理中的糊涂帐现象,可以将应收应付及收付款明确到每一笔具体业务。

  通过应收应付管理,可以准确掌握每一个合作伙伴,每一笔业务的应收应付及收付情况。

  系统可以根据应收应付收付款情况自动产生不同币种的业务现金流量表。

  11、外转管理

  处理报关过程中发生的所有导致报不了关的异常情况。

  12、报表

  系统提供业务管理所需的各种业务统计报表。由于所有业务数都存储在统一的数据库中,相关人员只须选择所需统计的报表,就可以轻松地查阅报表,使得统计人员从大量繁重的数据统计工作中解脱出来,并且可以有效避免人工统计报表可能产生的数据处理差错。

  系统不仅可以大幅度减轻统计人员劳动强度,更可以最大限度缩短管理人员获取报表信息的时间。使得管理人员可以随时获得最新的业务报表,为业务决策节约宝贵的时间。

  13、基础数据管理

  系统运行所需的大量参数通过基础数据管理进行维护,从而实现良好的客户化能力。

  基础数据管理包括企业组织机构管理、员工资料管理、用户权限设置以及大量的业务参数的维护。

  14、工作流管理

  采用先进实用的符合WFMC(国际工作流管理联盟)规范的工作流技术实现。为用户提供简单易用的工作流定义和管理工具,帮助用户随时根据业务实际情况进行业务流程的重新定义,并对业务流程的执行进行有效监控。

  当企业的业务流程发生变化时,传统的做法必须对应用软件进行改造,对于企业来说,应用成本会很高,并且会影响业务的正常运行。由于采用业务和流程分离的技术,因此无需对业务功能进行修改或重新编程,在不影响业务正常运行的前提下,就可以对业务流程进行优化或重新定义。

  系统的工作流引擎提供灵活多样的提醒方式,业务人员可以通过系统界面、电子邮件或者手机等移动终端获得业务提醒。

  国际贸易管理系统业务流程管理的应用可以帮助企业有效管理企业业务,避免由于人为因素可能导致的业务风险,使企业的业务始终处于受控状态。

  由于采用商业语义定义技术,使得工作流定义变得非常简单。业务人员在进行流程定义时看到的是熟悉的业务术语,而不是深奥复杂的技术语言,因此无需经过专门的技术培训就可以使用。而所见即所得的图形界面使流程定义人员可以非常直观方便地操作。

        产品特征

  ·具有良好的可移植性,满足不同规模企业对硬件平台及操作系统的不同要求。

  ·基于面向对象技术,业务功能按业务对象进行规划设计,具有良好的可裁剪性。满足不同业务规模的贸易公司对功能的不同需求。

  ·基于Internet的协同工作特性,使得系统可以满足现在及未来异地协同工作的需要。业务人员无论是在分支机构还是在异国的旅途中,都可以通过成本低廉迅速快捷的Internet与公司进行业务联络。

  ·采用最新的电子商务应用模式,突破企业个体范围,与所有业务伙伴建立直接的业务联系。实现整个贸易过程的协同工作。

  ·由于采用面向对象技术以及符合WFMC(国际工作流管理联盟)规范的工作流技术,在业务应用上具有良好的可扩展性。

  ·参数化设计可以适应不同行业不同贸易模式的国际贸易业务,具有宽广的行业适应性和业务适应性。

  ·采用动态重组技术,通过个性化应用技术和工作流技术,可以动态配置每个用户的应用功能,并按照业务流程的变化动态调整企业的组织机构和业务流程,满足业务不断发展的需要。

  ·良好的可扩展性和动态重组能力,可以最大限度降低实施上线后的使用成本。客户端不装应用程序,不需要专业人员维护。

        ·系统支持手机、平板电脑、上网本等移动设备的访问和操作,客户无论身处何地,只有能连上Internet,就可以登录系统进行审批、查看报表、记录数据等操作,全面实现了“移动办公”,为客户带来极大的便利。

       ·全部系统的实施都是通过配置实现,无需编写代码。在实施过程中,培养客户的IT人员学习配置方法,在系统未来的使用过程,可以由客户自己的IT人员管理需求和配置,根据业务需要随时调整配置和系统功能,真正做到“我的信息化我做主”。