摘要:随着计算机在会计领域的广泛应用,对会计工作岗位分工、数据存储等方面产生了一系列影响,使原来的手工操作系统的内部控制制度不能与之完全适应。构建适合于会计电算化系统的体系,显得日益迫切。
关键词:会计电算化;内部控制;操作权限
目前,由于会计电算化工作组织或业务实施等方面的原因,所导致的会计信息失真、不合理、不合法等方面的控制问题,已引起相关方面的高度重视。1999年全国人民代表大会通过的新的《中华人民共和国会计法》,将内控制度当做保障会计信息“真实和完整”的基本手段之一。财政部也先后发布了《内部会计控制基本规范》、《关于研究制定单位内部会计控制制度的暂行规定》。我国党和政府机关、企业及其他各类组织已将内部控制作为治本的手段,用来遏制领导干部贪污腐败、堵塞国有企业资产流失的漏洞、规避企业及其他组织的经营风险和制止虚假会计信息流入证券市场以至整个社会等等。为此,建立一套科学严密的会计电算化信息系统内部控制体系已成为当前最关注的话题之一。
从传统的手工会计到电算化会计系统,虽然会计内部控制的目标和主要特征没变,会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法也没有变,但由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化,使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化,由此导致会计信息系统内部控制体系也出现了些新的特点和变化。
我国的会计电算化内部控制体系的建设要从当前国内会计电算化系统特点出发,不仅要考虑我国当前的社会政治、经济环境,而且还要考虑会计管理工作的信息技术环境。从我国实施会计电算化的进程来看,还存在不少困难和问题,值得引起高度重视和深入研究。
一、现状与成因分析
认真分析我国目前会计电算化的现状,主要存在以下五个问题。
(一)对会计电算化的认识不到位
不少企业领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然,是管理现代化的需要。会计电算化是会计进入信息化的基础,是今后企业决策的重要手段,是会计制度改革的突破口。
(二)安全性、保密性差
由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,目前企业管理建立在手工记账的基础上,要改变已形成的习惯方式有一定难度。尤其是会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据的可靠性持怀疑态度。
(三)会计软件不能及时升级换代
不少企业认为电算化仅仅是“以机代账”,软件只需要一次投入即可,出现了只重视硬件换代、不注意软件升级的情况。从奔腾Ⅱ一直到奔腾Ⅳ,机型更换了几次,但财务软件仍停留在“古老”的Ｆｏｘｂａｓｅ开发的ＤＯＳ版上。
(四)会计基础工作薄弱
会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位,带来了许多新的要求,提出了新的问题。目前,我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足;实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度来加以约束,才能充分发挥电算化的优势。
(五)会计人员素质有待提高
由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽然经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。会计人员知识不全面,要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。同时,计算机培训教材老化,跟不上计算机技术发展的形势。经过这样的培训和考核的人员,实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。
二、对策与思路
(一)加强防止电算化犯罪的法律建设
目前,由于法规的不健全使会计电算化犯罪的控制很困难。例如,对未经许可接触会计电算化信息系统或有关数据文件的行为,在法律上未规定为偷窃行为,因此就无法对下载重要机密数据的行为治罪。必须看到,对会计电算化信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。为企业营造良好的大环境,防止电算化犯罪的法制建设,可从两个方面入手:(1)建立惩治利用会计电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于舞弊行为及惩处方法;(2)建立会计电算化系统的保护法律,明确会计电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护(硬件、软件、数据库)及受何种保护。
(二)制定企业内部操作管理制度
操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制定的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。制定并严格操作管理制度,将会有效地保证软件的安全运行,同时,也有利于内部牵制制度的执行。操作管理制度从内部上来看,主要有:
1.操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能,但其用户管理的设置是由人工进行的,这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定,用来在用户管理的设置和具体的操作中执行。
2.预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关人员审核并签章后才能输入计算等。
3.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。
4.建立必要的上机操作记录制度。如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等。
(三)加强制定会计档案管理制度
在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也比较严格;同时,对会计档案的要领也就有所发展。在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成有全套档案资料都属于会计档案的范畴;另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。
1.实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的有关规定按《会计档案管理办法》的规定执行。
2.全套会计电算化系统文档视同会计文档保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改后的3年。
3.妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。
4.科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。
5.保证会计档案安全与完整的措施。如规定用计算机打印出的账簿应按全文档案的有关规定装订成册等。企业的内部控制制度内涵是多方面的,但内部控制制度不是万能的,制度本身存在局限性,只有企业的全体员工共同营造良好的内部环境,通过不断地完善内部控制制度,才能实现内部控制的目的。
作者:苏秋云 来源:山西财政税务专科学校学报2004年第6卷第4期
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