一、管理信息系统中各子系统“同源分流”的关系
长期以来,会计界总在不断探索信息技术对会计的影响。2003年2月,上海国家会计学院公布了现阶段影响中国会计从业人员的10大信息技术调查结果,同时还公布了潜在影响中国会计从业人员的5项信息技术。调查结果表明,各项信息新技术正在影响着我国会计数据的获取、传递、加工及财务信息的披露。无独有偶,美国注册会计师协会(AICPA)也宣布了2004年影响会计职业的前10种技术,以及将在二三年后影响商业和个人的5项新出现的技术。无论是国内还是国外的调查,都表明计算机和网络技术不可避免地要冲击会计领域。但笔者认为,信息技术的合理利用,以及信息产品使用的成本效益原则,迫使我们对信息技术既不可能样样采用,也不能追求技术最新。达文波特提出不要使用最新技术,而是采用最适用的技术的建议,正是效益与成本相权衡的结果。同时,技术只是管理的多个层面之一,系统的目标要借助信息技术来完成,但信息技术替代不了管理的社会文化等主要层面。
A.C.利特尔顿在《会计的再发现》中认为,会计将朝着两个方向发展:一是科学会计;一是技术会计。科学会计,是指人们寻求会计学科的基本理论以指导会计实务发展。技术会计除了要不断修正完善目前会计实务中的会计基础(假设、原则等)、会计程序和会计方法外,最重要的是借鉴相关科学技术的成果为会计技术的发展服务,进而使会计学科更为科学。显然,信息技术应当为会计技术发展服务。从信息管理的角度看,信息、信息技术、信息人员分别扮演着生产对象、生产工具与劳动者的角色。对会计人员而言,积极学习和灵活运用各项最适用的信息技术固然重要,但更重要的是要具备在浩瀚的数据库之中获取被加工数据的能力。换言之,他们必须对各个子系统所生成的数据类型、数据源,以及对整个企业管理信息系统的数据分布、数据的输入、处理与输出所涉及的数据了如指掌,如此才能驾驭与集成各项数据,使其为企业管理与决策提供支持。不难设想,如果能够形成一个面向主题的、集成的、非易失的且随时间变化而变化的数据仓库,必然会大大提高会计人员驾驭数据的能力。目前的许多ERP系统恰恰迎合了这一需求。
ERP系统不仅向人们揭示了会计软件融入网络化管理软件的必然性与科学性,同时也将管理信息系统与会计信息系统两者间的“同源分流”的数据联系显露得淋漓尽致。余绪缨教授关于财务会计与管理会计的“同源分流”的至理名言在ERP系统中得到了进一步的拓展。
“同源”,才能保证管理信息系统的“数出一门、多方共享”,而“分流”,则是根据信息用户的需求,对同一来源的数据分别进行加工处理。数据不能做到“同源”,即使使用先进的信息技术,“分流”的结果也仍有可能前后不一致,甚至产生很大的出入。同时,“同源”又可能使货币与非货币的、财务与非财务的、定量与定性的数据集中于一个数据仓库之中,这无疑使由“分流”所得到的各种信息更具增值性与竞争力,并且为一向以货币为基础的会计信息系统的变革创造最佳条件。
“同源”需要将分散、零乱与不统一的数据从传统的操作环境中分离出来,这一要求要借助数据仓库来完成。数据仓库可将诸多的数据和信息从不同的数据源加以提取,并将所提取的数据转换成公共的数据模型且与数据仓库中原有的数据集成,会计人员对这一过程无疑必须高度重视。同时,数据仓库技术又可将不同数据按级别进行区分,以“粒度”的大小表示,“粒度”越大,表示数据细节程度越低,综合程度越高。因此,会计人员必须熟悉数据仓库中的当前细节数据(Current Detail Data)、早期细节数据(Older Detail Data)、轻度综合数据(Lightly Summarized Data)和高度综合数据(Highly Summarized Data)包含的内容,以及它们对报表的形成、决策支持的影响。
二、亟需解决会计确认与计量电算化的问题
电脑替代人脑的部分功能,致使会计人员原有的记账、算账与报账中的许多工作交由计算机完成,由此也就必须在会计电算化的起步伊始,出台相应的管理制度。但我们应当看到,无论是《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》,还是最近出台的《关于进一步改进和加强会计电算化管理工作的意见(征求意见稿)》,都主要是针对电算的会计记录与会计报告加以制定的。作为会计核算的重点与核心的会计确认与计量,则因目前计算机技术难以模仿人的右脑的复杂思维而使其仍然囿于手工会计之中。
随着模仿人的右脑功能的智能计算机的问世,以及原始凭证完全电子化的实现,会计确认电算化的理论研究正引起学者们的关注。
一般地说,会计要经历两次确认,第一次会计确认,是确定作为复式簿记系统中正式记录有关经济业务的数据;第二次会计确认,则是确定列入会计报表的已记录、归集于复式簿记中的信息。显然,第一次确认中的记账凭证填制与生成举足轻重。可以肯定,一旦企业的全部记账凭证借贷方科目(无论总账科目还是明细账科目)均可由会计核算软件自动生成,会计确认将可能实现质的飞跃。如果说,记账凭证的借贷方科目确认的难点还可明确在明细科目方面,那么,用于确认经济业务是否进入会计系统的原始凭证审核则难以把握,我国已公布的《电子签名法》(2005年4月1日起施行)从另一个侧面反映了许多事项仍须借助人脑判断的事实。可以断言,未来的会计确认仍然是一个人脑与电脑交错进行的过程,由于人机的分工难以泾渭分明,进而给会计确认的理论研究带来诸多的不确定性。
电子商务的会计计量,已经使计量的电算化初现端倪。从计量工作的内容来看,它实际上就是选择恰当的数量对经济业务予以量化的表述。会计计量目前主要是货币计量,无论是资产计价(assets valuation),还是收益决定(income determination),其中最有争议的莫过于计量属性或特征的选择,即历史成本、现行成本、现行市价、可实现净值、未来现金流量的贴现值。而要实现货币计量的电算化,关键还是计量属性的确定。从可靠性来看,以上五种属性呈逐渐减弱的特点,而从相关性来看,以上五种属性则呈逐渐加强的特点,这便使电算系统面临着顾此失彼的两难境况。从目前的计量情况看,历史成本、现行成本、公允价值等属性都可用作初始计量,而在这三种计量属性之中,是否要有后续计量又必须详加分析。笔者认为,企图将本已十分复杂的会计计量转由电脑完成难以一蹴而就,由于各种计量属性各有所长,只选其中之一并非良策,理想的做法是使电算系统尽可能根据各种计量属性分别计算,并将各自不同计量结果呈交给用户。而在开始阶段,应以历史成本为主,尽可能采用现行成本、公允价值等完整的计量属性,同时,在历史成本或现行成本的基础上,又要尽可能选择不能作为初始计量属性的未来现金流量的现值等,以保证会计信息的增值。
将历史成本计量的数据由电脑自动完成,首先要从记账凭证的借贷方金额的确定加以考虑。尽管各项经济业务的发生额已经形成,但并非所有的金额都可以直接记入记账凭证,有些需要通过加总、分配等计算才能形成,如购料运输费用的分摊等。
只有记账凭证中的金额被合理计量,才能保证进入会计报表中各项信息的真实和可靠。
总之,管理信息系统与会计信息系统的“同源分流”理论为会计信息化搭建了理想的数据总体架构,会计信息化的发展有赖于会计核算的完全电算化,由此也就需要尽快解决会计确认与会计计量电算化的瓶颈问题。
它们之间联系密切,应当引起我们的重视。
作者:庄明来,魏立华 来源:财务与会计200503
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